Cá nhân mình được may mắn làm việc ở nhiều môi trường khác nhau, với nhiều người khác nhau. Khi thì làm việc với giới toàn văn nghệ sĩ, lúc thì làm việc với toàn foreigners, khi thì ở công ty toàn các chị và các mẹ bỉm sữa, và thời gian gần đây thì làm việc chung cùng các em trẻ măng 96, 97. Mình rút ra được là dù làm doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp to, mỗi ngày nên họp từ 1 đến vài lần để cùng nhau lên ý tưởng và cách thực hiện một chương trình gì đó. Cá nhân mình cũng tự quan sát được là, từ lúc mình học ở trường cho đến lúc đi học, rất nhiều nơi tốn thời gian cho việc meeting mà không giải quyết được vấn đề gì, vừa tốn thời gian lại vừa kém năng suất.

Mình may mắn có một thời gian ngắn làm việc cùng các anh chị từ môi trường phương Tây trở về, được học từ họ cách điều hành một buổi meeting sao cho hiệu quả nhất. Thế nên ở công việc đó một ngày mình meeting cả chục lần cũng thấy không có phí phạm gì cả, ngược lại còn giải quyết được rất nhiều việc nữa.

Vậy nên mình chia sẻ bài viết này cho các bạn hay đi họp, hay phải tổ chức các buổi họp nhỏ ở công ty để giúp các bạn tiết kiệm thời gian hơn khi tổ chức một buổi meeting nhé. Các bạn đi phỏng vấn cũng có thể đọc tham khảo để học kĩ năng ‘organization’.

1. Kiểm tra công nghệ trước khi bắt đầu họp

Công việc cũ của mình ở Sài Gòn, công ty cũng có cả team ở đầu cầu Hà Nội nữa nên hàng tuần cần phải gặp nhau kha khá nhiều lần để trao đổi giữa 2 bên. Vậy nên lúc nào trước khi đi họp, bên mình cũng đến phòng Video sớm trước khoảng 5-10 phút, dành thời gian đó để chờ anh IT set-up mọi thứ đầy đủ, để đến đúng giờ họp là sẵn sàng để trao đổi công việc, chứ không phải dành thời gian để chỉnh lại camera hay hỏi nhau là ‘có nghe rõ không’ nữa.

Cái này cũng tương tự các bạn nếu đi phỏng vấn từ xa thôi. Hãy chuẩn bị trước 10-15 phút để kiểm tra xem Skype có ổn định không, đã có link Google Hangout chưa chẳng hạn.

2. Họp ngắn gọn thôi

 

Mình thấy có nhiều nơi họp rất dài dòng, có khi cả buổi sáng mà vẫn không giải quyết xong được công việc. Cá nhân mình thấy là với những buổi họp cả team đông thì nên họp ngắn gọn thôi, gói gọn trong khoảng 30 phút đến 1 tiếng. Sau đó chia việc cụ thể ra cho từng người, từng team nhỏ hơn. Sau đó các team nhỏ có thể tự họp với nhau sau. Chứ không cần thiết cả team lớn vừa họp vừa ngồi làm, rất mất thời gian. Họp hành là để giao việc mà.

Tip là khi bắt đầu cuộc họp bạn cứ để một cái đồng hồ đếm ngược để mọi người cùng nhìn thấy mà biết điểm dừng nếu bắt đầu nói lan man quá.

3. Nên có agenda cụ thể cho mỗi buổi họp

Cái này là một cái rất hay mà mình học được ở công ty cũ, và thấy rằng các công ty sau này của mình còn rất thiếu. Đó là trước mỗi buổi họp, người set-up cuộc họp nên gửi email hoặc thông tin cho tất cả những ai tham gia họp về agenda của buổi họp đó, nói về cái gì, thứ tự như thế nào để tất cả mọi người đều nắm rõ. Như vậy thì ai đi họp cũng có thể nắm rõ về nội dung buổi họp, không mất thời gian để hỏi han nữa.

Agenda thì có nhiều loại lắm, bạn hiền có thể tìm ở trên google với từ khoá ‘meeting agenda template’. Mình có gợi ý cho bạn một template ngắn bằng tiếng Anh cho bạn tham khảo nhé:

  • Specific topic [Amount of time to spend on it]
    • What needs to be prepared ahead of the meeting
    • What updates will be given during the meeting
    • What questions need to be answered during the meeting

Quan trọng là ở mỗi phần trong agenda bạn nên ghi rõ là bao nhiêu phút cho phần đó, phần đó là của ai nói, như vậy thì cuộc họp sẽ rõ ràng, không bị chồng chéo và đỡ mất thời gian của các bên.

4. Lựa chọn cái nào nói cái nào không

Có một vấn đề thường khiến cho buổi họp bị dài hơn so với dự kiến đấy là mỗi người phát biểu một ý, có thể dài quá hoặc không liên quan mật thiết đến nội dung buổi họp. Là một người lead buổi họp, bạn nên biết cách cắt lời những nội dung không liên quan, nhờ một người ghi chú nội dung lại để giải quyết sau cuộc họp và dành thời gian ưu tiên cho những nội dung chính của buổi họp ngày hôm đó. Nội dung nào là nội dung chính, hãy nhìn lại agenda bên trên nhé.

5. Viết meeting-minutes

Nếu như trước buổi họp chúng ta cần có agenda để người đi họp nắm rõ được buổi hôm đó họp cái gì, thì trong khi họp chúng ta cần một người ghi chú lại mọi nội dung sau đó tổng hợp lại thành một file gọi là ‘meeting minutes’ và gửi lại cho tất cả những ai đi họp và không đi.

Meeting minutes là một bảng tổng kết cuộc họp, có một số nội dung cơ bản như số người tham dự, nội dung đã trao đổi và quan trọng nhất là action plan – từng người cần làm gì sau khi kết thúc cuộc họp. Có meeting minutes cụ thể sẽ giúp chúng ta follow dễ dàng hơn ở buổi họp tiếp theo.

Cá nhân mình rất thích tham gia các meeting nơi công sở. Bởi meeting thì được gặp người khác, cùng nhau trao đổi nhiều thì ra được nhiều idea hơn. Tuy nhiên để meeting diễn ra được hiệu quả, thì cần phải có nhiều kĩ năng lắm đó.

Advertisements