Mình từng có thói quen lên kế hoạch kín từng phút trong ngày, từ mấy giờ đến mấy giờ làm gì, không bỏ sót việc nào. Nhưng rồi mình nhận ra điều này chỉ khiến bản thân căng thẳng hơn mà hiệu quả lại không như mong muốn. Vì vậy, mình quyết định không làm theo cách đó nữa. Tuy nhiên, mình vẫn cần một phương pháp để duy trì kỷ luật, mà không bị căng thẳng hay áp lực quá mức.
Để cân bằng giữa việc giữ cho bản thân có “mood” và vẫn có kỷ luật, mình đã tìm ra cách thiết lập to-do list như sau:
- Những công việc cố định hàng ngày: Đây là những việc mình lặp lại mỗi ngày, không thay đổi. Chẳng hạn như viết một bài viết mỗi ngày hoặc tập thể dục trong 30 phút. Những thói quen này giúp mình cảm thấy ngày nào cũng có chút tiến bộ mà không cần phải suy nghĩ nhiều về việc phải làm gì.
- Danh sách việc cần hoàn thành trong ngày: Mình liệt kê theo thứ tự ưu tiên, từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn. Nhưng mình cũng xác định rằng, không cần phải hoàn thành hết tất cả. Chỉ cần hoàn thành được những việc quan trọng nhất, là mình đã có một ngày làm việc hiệu quả rồi.
Khi đã có danh sách, mình bắt đầu mỗi ngày bằng cách thực hiện tuần tự từng đầu việc. Mình tập trung hoàn toàn vào việc đang làm, không để mình bị phân tâm. Nếu có bất kỳ điều gì gián đoạn, thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, mình sẽ tạm dừng công việc hiện tại và giải quyết việc cần thiết, rồi quay lại hoàn thành công việc chính.
Tập trung vào từng việc một chính là chìa khóa để vừa giữ được kỷ luật, vừa duy trì cảm hứng trong công việc. Mình không còn cảm giác phải “chạy đua” với thời gian như trước đây, mà thay vào đó là cảm giác thảnh thơi hơn, làm việc với tâm lý nhẹ nhàng hơn.
Tuy nhiên, có những ngày chúng ta vẫn cảm thấy ‘mất mood’ hoặc trách bản thân không đủ kỷ luật vì:
- Phân tâm: Có điều gì đó làm chúng ta mất tập trung vào công việc đang làm.
- Kéo dài thời gian: Công việc kéo dài hơn dự kiến, khiến chúng ta cảm thấy mệt mỏi.
- Không thấy tiến triển: Có những việc làm mãi nhưng không có sự thay đổi rõ rệt, khiến chúng ta chán nản.
- Chưa hoàn thành hết to-do list: Khi không hoàn thành hết những việc mình đã lên kế hoạch, chúng ta dễ tự trách móc bản thân.
- Dời công việc sang ngày hôm sau: Một số công việc không hoàn thành trong ngày, và phải kéo dài sang hôm sau, gây cảm giác nặng nề.
Những cảm xúc tiêu cực này rất dễ gặp, nhưng nếu không xử lý, chúng sẽ kéo dài và ảnh hưởng đến công việc cũng như tâm trạng của chúng ta. Để giảm bớt căng thẳng và bớt cảm giác “down mood”, chúng ta cần học cách buông bỏ và trở lại tập trung vào những việc cần làm.
Một mẹo nhỏ mình thường áp dụng là thực hành thiền ngắn. Chỉ cần nhắm mắt lại, hít thở sâu trong khoảng 20-30 giây để thả lỏng tâm trí, sau đó quay lại công việc với tinh thần thư thái hơn. Mỗi khi cảm thấy căng thẳng, mình thường nhắc nhở bản thân biết ơn vì mình còn có cơ hội để làm việc, để học hỏi và tiến bộ từng ngày.
Mình cũng học cách chấp nhận sự không hoàn hảo. Không phải mọi kế hoạch đều có thể thực hiện chính xác 100%, và điều này là hoàn toàn bình thường. Điều quan trọng là chúng ta cần linh hoạt thích ứng với những thay đổi và tiếp tục tiến về phía trước. Như Charles Dickens từng nói: “Procrastination is the thief of time, collar him.”
Việc trì hoãn có thể khiến chúng ta cảm thấy mọi thứ trở nên phức tạp và khó khăn hơn. Đôi khi, chỉ vì không biết bắt đầu từ đâu, chúng ta lại để mọi thứ kéo dài và cuối cùng cảm thấy bế tắc. Nhưng mình đã học được rằng, thay vì nhìn toàn bộ công việc như một ngọn núi khổng lồ, hãy chia nhỏ nó ra. Mỗi lần chỉ làm một phần nhỏ, và dần dần, mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Có những lúc sự trì hoãn đến từ những việc đơn giản như trả lời email, tin nhắn hay kiểm tra tin tức trực tuyến. Những điều này tuy nhỏ, nhưng lại dễ dàng kéo chúng ta ra khỏi nhiệm vụ chính. “Being busy is not the same as being productive.” Đôi khi, chúng ta nghĩ mình bận rộn nhưng thực chất lại không giải quyết được việc chính. Vì vậy, hãy luôn tự nhắc nhở bản thân về hậu quả của việc trì hoãn để tập trung hơn.
Cuối cùng, mình nhận ra rằng kỷ luật không đến từ sự hoàn hảo mà từ việc làm từng bước nhỏ một cách đều đặn. Mỗi khi hoàn thành được một việc, dù nhỏ đến đâu, mình đều cảm thấy tinh thần phấn chấn hơn. Và đó là cách mình giữ được cả mood và sự kỷ luật trong cuộc sống hàng ngày.
Lê Tuấn Anh 