Để giải quyết công việc hiệu quả hơn cũng như sắp xếp thời gian tốt hơn, bạn cần lập kế hoạch. Có nhiều phương pháp, mô hình, công cụ khác nhau hướng dẫn bạn làm việc này. Trong bài viết ngắn hôm nay, Tuấn Anh chia sẻ đến các bạn một công cụ đơn giản là viết tắt của bốn chữ R.O.P.E (dây thừng), giúp bạn xây dựng cho bản thân một bản kế hoạch công việc và cuộc sống chuẩn, kèm theo ví dụ thực tế.
Bước 1: Research – nghiên cứu thị trường
Trước khi bạn bắt đầu một ý tưởng kinh doanh, làm một dự án mới hoặc chỉ đơn giản là xây dựng một thói quen mới, bạn cần phải có nghiên cứu thị trường và tình trạng hiện tại. Nghiên cứu càng kĩ sẽ giúp bạn càng đưa ra mục tiêu và các bước hành động ở những bước sau chuẩn xác hơn. Một vị tổng thống Mỹ nổi tiếng Abraham Lincoln từng đúc kết một câu nói rất gần với việc nghiên cứu này đó là: “Nếu cho tôi 6 giờ để chặt một cái cây, tôi sẽ dành 4 tiếng để mài rìu”.
Nếu bạn dự định bắt đầu kinh doanh, khởi nghiệp, xây một kênh Tiktok hoặc xây dựng thương hiệu cá nhân cho bản thân, bạn cần nghiên cứu thực trạng hiện tại. Có những ai đang thành công trong lĩnh vực bạn đang làm? Đối tượng bạn hướng tới là ai, hành vi sử dụng dịch vụ của họ thế nào? Thị trường có bao nhiêu đối thủ, ai là đối thủ chính? Vân vân.
Nếu bạn dự định bắt đầu xây dựng một thói quen mới, ví dụ là chạy bộ đi chẳng hạn, bạn cũng cần biết được hiện tại thể chất của mình như thế nào? Một tháng qua mình chạy bao nhiêu buổi? Hiện tại chạy 5km mình tốn bao nhiêu thời gian? Thời gian mình có cho việc chạy bộ thế nào?
Một trong những công cụ phổ biến, đơn giản và dễ dùng nhất cho giai đoạn nghiên cứu là SWOT, phân tích về Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Mối nguy. Bên dưới là hình ảnh ví dụ về công cụ SWOT.
Ví dụ, nghiên cứu thị trường Makeup Artist theo phương pháp SWOT dành cho thương hiệu Thanh Vy Makeup:
- Điểm mạnh: tay nghề tốt, hiện đại, học trò Đinh Hương, mĩ phẩm chất lượng cao, có khiếu thẩm mĩ, có khả năng chăm sóc khách hàng, biết chụp hình và sử dụng công nghệ cơ bản
- Điểm yếu: dễ bị ảnh hưởng bởi người khác, chưa có cơ sở kinh doanh cố định, chưa có nhiều mối quan hệ
- Cơ hội: thị trường make up đang lên, dễ dàng học kiến thức mới trên Internet, mạng xã hội miễn phí để quảng bá bản thân
- Thách thức: nhiều đối thủ cùng ngành, chi phí khấu hao
Bước 2: Objective – Đặt mục tiêu
Sau khi đã thực hiện Bước 1 – nghiên cứu một cách kĩ càng, bạn chuyển sang bước 2 là đặt mục tiêu. Như đã nói ở trên, bước nghiên cứu bạn càng làm kĩ và tốt bao nhiêu, bước đặt mục tiêu sẽ trở nên thuận lợi bấy nhiêu. Chúng ta cần hiểu thực trạng của bản thân để chọn ra những mục tiêu phù hợp, tránh việc đặt một mục tiêu tham vọng nhưng không liên quan hoặc không phù hợp với bản thân.
Lấy ví dụ về chuyện làm giàu trong các lớp học làm giàu. Chắc các bạn không lạ lẫm với hình ảnh những người quyết tâm hô hào tôi sẽ kiếm được triệu đô, tỉ đồng giống như video bên dưới:
Thật ra những mục tiêu kiếm hàng tỉ đồng mỗi năm không phải là không khả thi, nhưng nó chỉ khả thi khi hoàn cảnh của bạn cho phép. Cụ thể ở đây là bạn có sản phẩm đặc biệt, bạn am hiểu thị trường, bạn có nhiều mối quan hệ, khả năng bán hàng bạn tốt thì việc kiếm vài tỉ hay vài chục tỉ hoàn toàn trong tầm tay. Không có ai chỉ đọc một vài cuốn sách làm giàu, tham gia vài khoá học truyền cảm hứng rồi hô hào và kiếm được tiền tỉ cả.
Một trong những công cụ phổ biến trong việc đặt mục tiêu là công cụ SMART. Sử dụng công cụ này để mục tiêu của bạn có kết quả cụ thể, có thời gian đo lường, thực tế không ảo tưởng, từ đó giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đạt được mục tiêu. Hình ảnh bên dưới giải thích về mục tiêu SMART.
Ví dụ về mục tiêu SMART cho dành cho thương hiệu Thanh Vy Makeup:
- Trong năm 2023, Thanh Vy đặt mục tiêu phục vụ 50 khách hàng mới các dịch vụ makeup tiệc, chụp hình, cô dâu.
- Trong năm 2023, Thanh Vy dành ít nhất 100 giờ cho việc học cải thiện kiến thức makeup để cập nhật các kiến thức mới.
Bước 3: Program – thực hiện kế hoạch
Sau khi có mục tiêu rõ ràng, bạn cần chia nhỏ mục tiêu ra theo thời gian ngày / tuần / tháng cùng các bước hành động cụ thể để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra.
Ví dụ mục tiêu của bạn đã đặt ra là đọc 24 cuốn sách mỗi năm, tức mỗi tháng 2 cuốn, 2 tuần một cuốn. Trung bình mỗi cuốn sách 200 trang vậy là mỗi tuần bạn phải đọc ít nhất 100 trang, mỗi ngày bạn cần đọc khoảng 15 – 20 trang. Chia nhỏ mục tiêu ra như vậy giúp bạn dễ dàng thực hiện hơn.
Để việc thực hiện kế hoạch tốt, bạn nên có một công cụ để theo dõi tiến độ. Một trong các công cụ thông dùng và được dùng nhiều nhất là bảng Gantt-chart để nhìn tổng thể thời gian thực hiện và thời lượng thực hiện của từng phần. Ví dụ về bảng Gantt Chart bên dưới:
Bước 4: Evaluation – đo lường tổng kết
Đây là bước rất quan trọng nhưng Tuấn Anh thấy nhiều bạn thiếu khi thực hiện dự án hoặc làm các công việc cá nhân. Ở trên chúng ta đã làm 3 bước rất chuẩn chỉnh, nhưng chưa chắc mọi việc đã theo ý muốn của mình. Chúng ta có thể đạt mục tiêu đọc 24 cuốn sách một năm nhưng hết nửa năm chúng ta mới đọc được 5 cuốn – đó là việc hoàn toàn bình thường. Việc không thực hiện được 100% mục tiêu là chuyện hoàn toàn bình thường, vì vậy chúng ta cần có bước đo lường theo thời gian để điều chỉnh mục tiêu nếu cần.
Ở bước này, sau một thời gian thực hiện dự án (ví dụ 1 tuần hoặc 1 tháng), bạn cần ngồi xuống viết ra những điều mình đã làm tốt, những điều mình có thể cải thiện để làm tốt hơn trong thời gian tới. Sau đó bạn điều chỉnh lại mục tiêu để phù hợp với bối cảnh và lại tiếp tục thực hiện vào thời gian tiếp theo.
Trên đây là một bảng kế hoạch đơn giản, chúc các bạn lập kế hoạch thành công.
Anh Tuan Le 