5 thói quen tôi làm để sắp xếp công việc mỗi ngày

Hồi khoảng 1 năm trước, khi mà mình còn làm việc độc lập tự do thì thời gian của mình thoải mái lắm, thích ăn lúc nào thì ăn, công việc mệt mỏi tí thì tự cho mình đi xem phim giết thời giờ, bạn bè rủ đi đá banh cái là đi liền. Tuy nhiên kể từ khi thành lập 8morning.com và xây dựng được một đội ngũ các anh chị em làm việc cùng khoảng 10 người tới thời điểm hiện tại, mình tự ép bản thân mình phải có cho bản thân một thói quen rõ ràng, một lịch trình mỗi ngày cố định để giúp làm việc hiệu quả hơn.

Qua quan sát mình thấy là, một buổi sáng thức dậy, nếu ngày hôm đó mình chẳng biết phải làm gì, phải giải quyết công việc gì trước thì thường cảm giác lo lắng lúc nào cũng bao quanh lấy mình, rồi sinh ra cảm giác lười biếng vì chẳng biết giải quyết cái gì trước, cái gì sao. Vậy nên mình nghĩ là, nếu có một thói quen thường xuyên cũng như có một lịch làm việc mỗi ngày ổn định thì công việc lúc nào cũng sẽ trơn tru hơn. Dưới đây là 5 thói quen mình thường và mới bắt đầu áp dụng cho bản thân vào thời điểm này:

1. Ngủ đủ giấc

Mình cũng giống các bạn, rất hâm mộ các CEO tài giỏi, mỗi ngày ngủ có vài ba tiếng mà vẫn có thể làm việc hiệu quả. Khi mình đọc những bài viết kiểu như ngủ ít đi, để dành thời gian lúc chết rồi tha hồ ngủ mình cũng hưng phấn lắm, muốn áp dụng ngay. Nhưng ngay khi áp dụng việc ngủ 3-4 tiếng mỗi đêm, mỗi sáng thức dậy mình thấy chẳng khác gì con ma xó. Người ngợm như đi mượn, mặt mũi bơ phờ chẳng ai muốn gặp, cũng chẳng có tâm trạng làm việc gì. Vậy nên mình rút ra ngay là, dù gì thì cũng nên ngủ đủ, ở tuổi này nên ngủ được ít nhất 6 tiếng mỗi ngày.

Thế nên đợt này mình mới có đang tham gia thử thách dậy sớm vào lúc 5h sáng. Điều đó có nghĩa là gì? Có nghĩa là để vừa dậy sớm, vừa ngủ đủ thì mình phải lên giường từ tầm 10h-11h. Mà bình thường giờ này mình còn check mail rồi Facebook rồi Insta các thứ cũng hết mấy tiếng đồng hồ. Vậy nên để thực hiện được thử thách này, mình phải tự sắt đá với bản thân lắm. Ví dụ từ 10h là kiên quyết tránh xa các thiết bị điện tử. Điện thoại thì cắm sạc để ở xa, máy tính cũng đóng lại để không nghe tít tít báo tin noti nữa, TV thì cũng không xem. Nếu có cập nhật thông tin gì trong khoảng thời gian này thì cũng chỉ là thông qua việc đọc sách.

Áp dụng việc này một thời gian, mình mới thấy quả thật các màn hình thiết bị điện tử có ảnh hưởng rất lớn đến giấc ngủ của mình. Đơn giản là việc nhìn vào các thiết bị này thì thường tỉnh táo hơn. Vậy nên nếu buổi tối mà check các thứ trước khi ngủ thì mãi ngủ được. Tuy nhiên nếu biết tận dụng một chút, buổi sáng muốn dậy sớm, vừa dậy đã lao ngay vào điện thoại khoảng 5-10 phút, thì bạn sẽ tỉnh táo hơn hẳn.

Có nhiều người bảo đi ngủ sớm là phí thời gian. Thời gian đó để check mail, trả lời inbox nhanh cho những người đang hỏi có phải tốt hơn không. Tuy nhiên kinh nghiệm cá nhân là, nếu cứ ngồi trả lời inbox qua lại thì có khi đến sáng cũng không xong mất. Vậy nên cứ để cho những người đó chờ một chút đến sáng sớm mình reply lại, chẳng cũng chết ai đâu nhỉ. Nếu việc đó cực cực cực kỳ gấp thì có thể họ đã phải gọi điện ngay cho bạn rồi.

2. Chuẩn bị mọi thứ nếu có thể

Mỗi sáng ngủ dậy là mình phải giải quyết bao nhiêu là việc. Cho chó đi tập thể dục, rồi mình tập thể dục, rồi chuẩn bị quần áo, cho máy tính các kiểu vào balo, tìm khoá xe, vân vân và mây mây. Vậy nên để tiết kiệm thời gian cho buổi sáng, tối hôm trước mình thường làm trước một số việc có thể làm ngay, ví dụ như là bỏ sẵn chìa khoá vào túi quần, đồ đạc mang đi làm để sẵn ra một chỗ để mai đỡ phải tìm.

Bài học ở đây là: một số chuẩn bị nhỏ vào buổi tối sẽ giúp ích cho mình rất nhiều, tiết kiệm nhiều thời gian và năng lượng dành cho việc nghỉ ngợi của mình vào buổi sáng.

3. Chọn một to-do-list phù hợp với bạn

Bạn nào đã đi làm hay bận rộn nhiều việc mỗi ngày thì chắc cũng quen thuộc với việc lên kế hoạch thông qua to-do-list mỗi ngày rồi nhỉ? Việc lên kế hoạch như vậy sẽ giúp bạn giữ tập trung, không bị sao nhãng khỏi công việc và làm việc hiệu quả hơn. Về việc lên kế hoạch thì mỗi người có một cách lên kế hoạch khác nhau, ví dụ mình thì rất thích dùng các app như Wunderlist, Trello nhưng có cô bạn làm việc cùng thì lại kiểu tuýp người truyền thống, thích viết to-do-list bằng tay và bút trên giấy.

Vậy nên nếu bạn có đọc được cách viết to-do-list thế này thế nọ hay ho trên mạng thì cũng đừng nghĩ rằng nó sẽ thành công với bạn. Mỗi người có một style riêng, quan trọng là bạn phải thử để biết được cái nào hợp với mình. Cứ máy móc áp dụng style của người khác chỉ làm cho bạn mất thời gian hơn thôi.

4. Lên lịch làm việc mỗi ngày

Mình nghĩ là, để tránh tình trạng đến một giờ nào đó trong ngày và không biết làm gì thì bạn nên có một thời gian biểu cụ thể cho mỗi ngày (mỗi tuần, mỗi tháng nữa). Cá nhân mình thì hay dùng Google Calendar để lên lịch. Ví dụ hình ảnh bên dưới là lịch làm việc dự kiến của mình trong tháng 5:

Screen Shot 2016-05-16 at 9.46.36 AM

Đương nhiên là thi thoảng sẽ phát sinh các công việc gấp và bạn cần phải thay đổi lịch một chút, không thể theo lịch 100% được để xử lý công việc. Điều đấy cũng chẳng sao cả, miễn sao bạn có được một lịch trình ước lượng sẽ làm gì mỗi ngày để giải quyết công việc dễ dàng hơn.

5. Nghỉ ngơi khi cần

Ngồi cả mấy tiếng đồng hồ mà không nghĩ ra ý tưởng gì mới? Bạn đã bao giờ như thế chưa? Mình thì bị suốt. Mỗi lần như thế là mình xách mông ra khỏi ghế, nếu mát mẻ thì lấy xe đi dạo phố một vòng, nóng thì phòng ngoài chơi với cún một lúc. Đôi khi nên có những hoạt động giải trí nhẹ nhàng như thế để giúp đầu óc thoải mái hơn và có thể tập trung hơn cho công việc khi quay lại làm. Đương nhiên giải trí cũng có giới hạn thôi nhé, 5-10 phút thôi chứ không phải là lôi PS4 ra và dành 1 tiếng để ngồi chơi.

Điều cuối cùng mình muốn nhắn nhủ là: Cũng giống như luật, thói quen thì có thể cũng bị phá vỡ, bởi chuyện này chuyện kia mà mình không thể lường trước được. Tuy nhiên mỗi lần như vậy thì đừng nản, đừng bỏ cuộc, đừng nghĩ nhiều đến việc phải duy trình mỗi ngày, cứ tiép tục theo thói quen vào ngày hôm sau là được thôi mà.

 

  1. […] tận dụng những website hay ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả như lập nhóm trên Facebook, skype hay Trello để có thể làm việc dễ dàng, hiệu quả […]

    Like

    Phản hồi

Bạn có bình luận hay câu hỏi gì không?

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: