Là một founder cũng như Head of Product của dự án 8morning.com, mỗi ngày mình có vô vàn việc để làm, nhiều người để gặp, thế nhưng thời gian thì cũng chỉ có 24 tiếng như những người khác mà thôi. Thế nên, mình luôn tự tìm tòi những cách thức, các tips cũng như các phần mềm giúp mình quản lý thời gian tốt hơn. Và đây là 10 ‘chiêu’ mà mình áp dụng để tự quản lý thời gian cho bản thân:

1. Cái gì cũng ghi hết vào Google Calendar

Mình thích dùng công nghệ hơn giấy bút, thế nên mình dùng lịch online, cụ thể là dùng Google Calendar. Mình ghi hết mọi thứ lên trên đó, thức dậy lúc mấy giờ, ăn trưa lúc mấy giờ, khi nào thì đưa vợ đi làm, khi nào thì đón vợ về. Việc ghi hết lên lịch này sẽ khiến nhiều bạn cảm thấy không cần thiết và mất thời gian, nhưng nó giúp mình nắm rõ mình làm gì trong ngày hôm đó, một tuần mình sẽ xem lại một lần để tự tổng kết xem mình có thể cắt bớt việc gì không, việc gì đang làm tốn thời gian của mình một cách không cần thiết.

2. Dùng lịch để xây dựng thói quen mới

Thói quen là quan trọng nhất. Nếu bạn đang muốn tập tành một thói quen gì đó mới, thì việc đầu tiên bạn cần làm là nên viết nó vào lịch. Ví dụ bạn muốn học tiếng Anh, thì hãy sắp xếp vào lịch ít nhất mỗi ngày 1 tiếng để học nhé. Nếu bạn muốn tập thể dục, cũng hãy viết vào lịch thời gian bạn muốn tập mỗi ngày. Khi bạn duy trì được một thói quen trong thời gian dài, tự khắc bạn sẽ quen với nó. Ví dụ như đợt trước mình phát động chiến dịch 21 ngày dậy sớm, làm thay đổi được thói quen ngủ nghỉ của bao nhiêu là bạn đó.

3. Họp hành vào giờ giấc bất thường

Thông thường nếu cần học từ 1PM đến 2PM thì mình sẽ đặt lịch cho bản thân là từ 1:30 đến 1:50. 10 phút còn lại là để cộng trừ thời gian ‘cò quay’ của các đồng nghiệp, cũng có thể là thời gian di chuyển của mình từ phòng này tới phòng kia. Hoặc nếu buổi meeting diễn ra suôn sẻ thì mình sẽ dùng 10 phút đó để nghỉ ngơi trước khi bắt đầu công việc tiếp theo.

4. Những meeting có nội dung giống nhau nên được sắp xếp cạnh nhau

Đơn giản là một ngày mình làm việc nhiều dự án khác nhau. Lúc thì là dự án Trại hè với đối tượng là phụ huynh và các bé, lúc lại là dự án hướng nghiệp với đối tượng là các bạn sinh viên. Vậy nên mỗi ngày mình cũng có kha khá các cuộc họp khác nhau liên quan đến các events, project đó. Để cho các buổi họp diễn ra hiệu quả nhất, mình thường cố gắng sắp xếp các buổi meeting có chung một chủ đề liên tiếp nhau, để không xảy ra tình trạng vừa họp xong một nhánh nhỏ của dự án này, lại chuyển sang một dự án khác ở lần họp kế tiếp. Như vậy thì mình sẽ không tập trung và không hiệu quả được.

5. Nói chung là phải đúng giờ

Có mặt đúng giờ và kết thúc đúng giờ. Chỉ có như thế thì bạn mới là người quản lý thời gian tốt. Đừng vì bất kì lý do gì mà kéo dài buổi meeting của bạn dài hơn so với dự kiến. Nếu bạn nào đó trong buổi meeting nói quá nhiều, hãy biết dùng ‘leadership skills’ để phân chia lại.

6. Walk and Talk

Có một kiểu meeting không ‘chuyên nghiệp’ lắm mà mình cũng rất thích là vừa đi vừa nói chuyện. Ví dụ mình có thể đi cùng bạn founder còn lại của 8morning đi đón em bạn ý ở nhà trẻ vào lúc 5h chiều. Trên đường đi bộ khoảng 10 phút đó, bọn mình có thể trao đổi thêm với nhau về công việc, về các dự định sắp tới của 2 đứa. Đôi khi thay đổi môi trường meeting một chút cũng giúp cho chúng ta có thêm nhiều idea hay ho lắm đấy.

7. Cái gì khó nhất thì làm buổi sáng

Buổi sáng là lúc mình tràn đầy năng lượng nhất, nên việc gì khó thì mình sẽ để buổi sáng làm. Cái này là áp dụng với mình thôi nhé, bạn hiền cũng nên xem xét lại đồng hồ sinh học của bản thân xem bản thân làm việc hiệu quả nhất vào giờ nào, thì để dành những công việc khó khăn nhất vào giờ đó nhé.

8. Trước khi meeting phải có agenda

Nhờ có thời gian làm việc trong một môi trường cực kì chuyên nghiệp ở phòng tư vấn hướng nghiệp RMIT, mình học được một điều rất quan trọng là, trước mỗi buổi meeting nên có rõ ràng agenday và objective của buổi meeting đó. Như vậy thì sẽ giúp mọi người biết sẽ cần trao đổi gì trong buổi hôm đó, không bị sa đà sang các chủ đề khác, cũng như kết thúc buổi meeting thì mọi người sẽ biết mình cần phải làm gì để chuẩn bị cho buổi meeting tiếp theo.

9. Nên dùng màu mè một tí

Mọi thứ trên lịch của mình đều có màu. Ví dụ màu da cam có nghĩa là việc này rất khẩn cấp. Màu xanh là không khẩn cấp lắm, có thể chờ cũng được. Màu xám là công việc cần làm, nhưng không cần xong ngay. Khi mình bôi màu cho các công việc thì mình thấy rõ ràng hơn các việc cần làm và sắp xếp công việc dễ dàng hơn.

10. Nên có thời gian nghỉ

Nghỉ ngơi tức là không làm gì cả ý. 10 phút mỗi ngày cũng được. Không ngủ, không đọc sách, không chơi điện thoại, chỉ đơn giản là không làm gì cả và ngẫm nghĩ về bản thân.

Đây là những cách mình áp dụng mỗi ngày để tự quản lý thời gian cho bản thân. Bạn cũng có thể áp dụng, nhưng nên thay đổi cho phù hợp nhé. Trước tiên cần biết rõ mục tiêu của bạn là gì? Sau đó chia nhỏ công việc ra theo tháng, theo tuần, theo ngày, etc.

Advertisements