Anh Tuan Le

Trước đây khi mới bắt đầu tìm hiểu về các phương pháp làm việc hiệu quả, mình rất thích sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau. Ví dụ:

• Dùng Be Focused để đếm giờ 25 phút theo Pomodoro.
• Dùng Evernote để viết ghi chú.
• Dùng Wunderlist để liệt kê các việc cần làm.
• Đo thời gian làm các hoạt động với ứng dụng Life Cycle.
• Cùng nhiều ứng dụng khác để đo việc ăn uống, ngủ nghỉ, vân vân.

Sau một thời gian sử dụng nhiều ứng dụng như vậy, mình thấy bị rối và muốn thay đổi. Mình đã suy nghĩ xem nếu áp dụng lối sống tối giản vào việc làm việc hiệu quả này, mình sẽ tối giản hóa việc sử dụng các công cụ như thế nào.

Cuối cùng mình quyết định tập trung vào Google Calendar. Một ứng dụng hoàn toàn miễn phí, có sẵn mà mình vẫn đang sử dụng hằng ngày. Google Calendar giúp mình:

• Đặt ra các mục tiêu công việc cho ngày mới.
• Ghi chép lại thời gian đã sử dụng.
• Ghi lại các ý tưởng chợt xuất hiện trong đầu.
• Theo dõi được tiến trình luyện thói quen mới.
• Viết Journal vào cuối ngày.

Bình thường với 5 việc trên mình đã tốn tới 5 ứng dụng khác nhau, bây giờ dùng Google Calendar mình có thể làm được cả bốn việc. Cụ thể như thế này:

1/ Đặt ra các mục tiêu công việc cho ngày mới

Mỗi khi có một đầu việc mới xuất hiện, mình sẽ suy nghĩ ước chừng xem đầu việc đó có thể tốn bao nhiêu thời gian để làm, từ đó tìm một slot trống trên Google Calendar để vào đó. Ví dụ mình nhận được một công việc là “Viết một bài PR” – mình tính toán việc này có thể tốn của mình khoảng 1 tiếng, vậy mình sẽ tạo một slot làm việc 1.5 tiếng (thêm 30 phút cho thoải mái) cho việc này.

Cứ như vậy, việc sẽ ngày càng nhiều lên, với mỗi công việc mình sẽ lấp vào một chỗ trống trên Calendar. Đến khi nào không còn chỗ trống nữa, đó là lúc bạn biết rằng mình phải từ chối công việc đó hoặc rời công việc đó đến một thời gian xa hơn (từ chối cũng là một kỹ năng, không phải cái gì cũng nhận là tốt).

Một số bí kíp riêng cho việc này:

• Nếu bạn nghĩ một việc làm hết một tiếng, hãy nhân 1.5 lần lên và để số thời gian đó vào Calendar. Việc này giúp bạn thư thả thời gian.
• Giữa các công việc nên có khoảng trống 15-30 phút, đừng để công việc sát nhau quá, áp lực lắm.
• Mỗi ngày hãy đặt lịch trước 1 slot 1 tiếng đồng hồ vào khung giờ nào đó dành riêng cho bạn, nghỉ ngơi và không làm gì cả.

2/ Ghi chép lại thời gian đã sử dụng

Muốn biết mình sử dụng thời gian có hiệu quả hay không, bạn phải biết mình đã dùng thời gian cho những việc gì. Cách để biết đó là ghi chép lại từng việc các bạn đã làm.

Mỗi khi bạn làm xong một việc gì đó, hãy mở Calendar lên và ghi nhanh về việc đó lên Calendar trước khi chuyển qua việc khác. Nếu việc mở Calendar liên tục làm bạn mệt, bạn có thể dành thời gian mỗi ngày 1-2 khung giờ cố định để làm việc này (ví dụ trưa để ghi các việc đã làm từ sáng đến giờ, tối trước khi đi ngủ ghi các việc đã làm từ trưa).

Cứ ghi xong để đó thôi. Đến cuối tuần hoặc cuối tháng xem lại, bạn có thể tổng kết xem mình đã dành bao nhiêu thời gian cho việc gì.

3/ Theo dõi được việc luyện các thói quen mới

Để luyện một thói quen mới, Tuấn Anh luôn khuyến khích bạn làm thói quen đó mỗi ngày. Sau khi hoàn thành thói quen đó, bạn hãy ghi lại giống như bước 2 ở trên, làm vào giờ nào đánh dấu vào giờ đó.

Bạn nên đánh dấu màu khác cho phần thói quen này. Ví dụ lịch của bạn đang màu đỏ, hãy đánh dấu cho ô thói quen mới này có màu xanh lá. Như vậy chỉ cần nhìn lướt một lượt thấy ngày nào cũng có màu xanh lá, tức là bạn đã làm tốt việc luyện thói quen mỗi ngày rồi.

4/ Viết Journal vào cuối ngày

Thay vì tốn thêm một ứng dụng cho việc này, tối trước khi đi ngủ mình chỉ cần tạo một slot trên lịch Calendar và viết Journal vào phần Description về những cảm nhận của mình ngày hôm đó. Việc này có 2 cái tiện:

• Mình có thể xem Calendar để đối chứng lại xem ngày hôm đó mình đã làm gì.
• Mỗi khi cần xem lại ngày nào, mình chỉ cần mở đúng ngày đó và ấn vào Journal xem là được.

___

Mình đang viết một loạt bài về việc áp dụng lối sống tối giản vào các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống hằng ngày, bạn đón đọc nhé. Các chủ đề mình viết bao gồm tối giản về:

1. tài chính cá nhân
2. tập thể dục
3. đọc sách
4. ăn uống
5. suy nghĩ
6. đồ đạc
7. giấc ngủ
8. làm việc hiệu quả
9. ghi chép / lên kế hoạch
10. tình yêu
11. thư giãn / sở thích
12. công nghệ / mạng xã hội